In 4 stappen media monitoring tools vergelijken [framework]

De enorme populariteit van social en online media in de afgelopen decennia zorgen voor een exponentiële groei van volume en diversiteit aan media data. Deze data is voor talloze marketeers, communicatie- en PR-professionals een walhalla. Met een media monitoring tool heb je deze data tot je beschikking én ben je in staat om je performance in de media te meten, je reputatie te managen, met je doelgroep in gesprek te gaan of marktonderzoek uit te voeren. En dit zijn slechts een aantal voorbeelden van een scala aan mogelijkheden. Op de Nederlandse markt zijn er verscheidene aanbieders van een media monitoring tool. Maar hoe vergelijk je deze tools en bepaal je welke tool voor jou hét ultieme middel is? In dit blogartikel worden 4 stappen middels een media monitoring vergelijking framework toegelicht.

Dit blog is eerder op Emerce verschenen.

Het framework stelt jou in staat om op een praktische manier media monitoring tools te vergelijken. Je staat stil bij je behoeften, middelen en selectiecriteria om dé tool te vinden die in jouw behoeften voorziet.

In de praktijk: manage je reputatie

Een organisatie wil een media monitoring tool gebruiken voor reputatiemanagement. Zij willen als eerste op de hoogte zijn wanneer iets baanbrekend in de media verschijnt. Van een negatieve social post die viral gaat tot een positieve publicatie in een nieuwsblad. Hun primaire behoefte is duidelijk: reputatie managen. Voor een PR-medewerker is een media monitoring tool belangrijk om real time in kaart te brengen wat een campagne, pers- of nieuwsbericht, blog of social post teweegbrengt. Voor een woordvoerder is de tool belangrijk om direct op de hoogte te zijn van negatieve berichtgeving om ad hoc in te springen. Betrek in dit proces daarom ook de medewerkers die ermee zullen werken.

Nadat je behoeften duidelijk zijn, denk je na over de middelen. Elke aanbieder op de Nederlandse markt verschilt in beperkte tot sterke mate van een andere tool. Omdat de tools al deels ‘gekleurd’ zijn door de wijze waarop zij zich positioneren, is het eenvoudiger om een selectie te maken. Wanneer je een afgebakend beeld hebt van de mogelijkheden, is het verstandig om een selectie van 3-5 tools te maken. Vraag bij deze tools een testmogelijkheid aan en test ze in dezelfde periode naast elkaar.

In de praktijk: tools voor reputatiemanagement

De organisatie die reputatiemanagement als behoefte heeft, gaat nu een selectie maken van media monitoring tools. Beginnend bij een zoekmachine zoals Google wordt er gezocht naar termen als ‘media monitoring reputatiemanagement’ of ‘media monitoring tools’. Voorbeelden van media monitoring bureaus die in Google naar boven komen zijn dan onder andere Clipit, Buzzcapture, Lexisnexis, Obi4wan en Coosto. Deze organisatie besluit om verscheidene mogelijkheden te bekijken en te overwegen.

Hierbij is het voor deze organisatie belangrijk om het referentiekader reputatiemanagement altijd te gebruiken bij de overweging voor een bepaalde tool. Kan de PR-medewerker aan de slag met real time effectmeting van een campagne, pers- of nieuwsbericht, blog of social post? Is de woordvoerder in staat om direct op de hoogte te zijn van negatieve berichtgeving om ad hoc in te springen? Wanneer een tool op het eerste gezicht kan voorzien in jouw behoeften, is het een relevante tool om te testen. Zo zorg je ervoor dat je niet onnodig tools test die hoogstwaarschijnlijk toch niet in je behoeften kunnen voorzien.

Testen, testen en nog eens testen.

Zorg ervoor dat je de aanbieders in dezelfde periode uitprobeert, alleen zo kan je een goede vergelijking maken. Daarnaast moet je erop letten dat zoekopdrachten per tool kunnen verschillen. Het is belangrijk dat een zoekopdracht op dezelfde manier wordt samengesteld. Indien dit voor jou een onbekend terrein is, maak dan gebruik van media analisten van de aanbiedende tool. Zij zijn hierin gespecialiseerd en nemen dit werk voor je uit handen. Na het testen van de tools heb je een goed beeld van wat elke tool kan. Het is nu zaak om selectiecriteria te bepalen die belangrijk zijn om jouw behoeften te vervullen. Kies tussen 5-10 selectiecriteria aan de hand van jouw behoeften. Ga bij elk selectiecriterium na of het verband houdt met jouw behoeften. De selectiecriteria bieden namelijk handvatten om na te gaan of een media monitoring tool in jouw behoeften kan voorzien.

In de praktijk: selectiecriteria als behoeften vervullers

Voor een organisatie die reputatie wil managen, is het belangrijk om na te gaan welke selectiecriteria specifiek voor hen belangrijk zijn. In de basis zijn onderstaande selectiecriteria belangrijk voor reputatiemanagement:

Algemene monitoring criteria

1. Datakwaliteit- en snelheid: ontvang je alle relevante berichten real time?
2. Crossmediaal meten: is het mogelijk online en social media, radio en TV te monitoren?
3. Gebruiksgemak: werken de medewerkers prettig met de tool?
4. Prijs-kwaliteitverhouding: is het product de prijs waard?
5. Service: worden de vragen en verzoeken snel en volledig beantwoord?

Analyse criteria

1. Sentiment analyse: is er een positieve, neutrale en negatieve sentiment factor aanwezig?
2. Impactfactor: wordt de impact inzichtelijk gemaakt met een PR-waarde/mediawaarde?
3. Bereik: wordt de zichtbaarheid van vermeldingen in berichten gemeten?
4. Keyword analyse: worden onderwerpen en keywords die centraal staan benoemd?
5. Stakeholder analyse: zijn er analysemogelijkheden om stakeholders te monitoren, belangen te inventariseren en stakeholdergroepen tegen elkaar af te zetten?

Rapportage- en alert criteria

1. Rapportagemogelijkheden: ben je in staat met de resultaten en analysemogelijkheden waardevolle rapportages te creëren?
2. Alert mogelijkheden: word je op de gewenste manier op de hoogte gehouden van nieuws?

Een staaltje vergelijking: framework ingevuld

Tot slot zou het framework er zo uit kunnen zien voor de organisatie die reputatie wil managen. Deze organisatie is nu beter in staat om stapsgewijs na te denken over het beslissingstraject en een keuze te maken.

Beslissingstraject

Nadat de keuze gemaakt is, is het belangrijk om zo nu en dan na te gaan of de behoeften hetzelfde zijn en vervuld worden. Is dit niet het geval? Dan is het tijd om opnieuw de stappen te doorlopen. Het van essentieel belang om deze beslissing altijd samen te maken met de medewerkers die ermee zullen werken. Peil hun bevindingen na de aanschaf dus ook regelmatig. Omdat kosten en prijsmodellen ook erg van elkaar verschillen en vaker veranderen, is dit een extra belangrijk beslissingscriterium om in de gaten te houden. Maar het is nu eerst tijd voor het beslissende werk: vergelijk tools en hak de knopen door!

Meer weten

Heb je nog vragen? Onze media analisten zitten voor je klaar om je vragen te beantwoorden. Bel ons op 024 8000 704, mail naar info@clipit.nl of vul ons contactformulier in.